プレゼンは必須なビジネススキル！苦手な人でも上手にプレゼンする方法【準備編】
プレゼンや大勢の前で話をすることが苦手な方は、意外と管理職となっても多いものです。実際、私も苦手としています。
しかしながら、プレゼンはビジネスをする上で避けて通れない、最も重要なコミュニケーション力の一つです。そして、努力していくことで必ず上達できるスキルでもあります。
プレゼンはコミュニケーション力
本来のプレゼンテーション（以下、プレゼン）は、「自分の思いを伝えること」です。コミュニケーション能力の１つ「伝える（話す）能力」と言えます。しかしながら、プレゼンは一方的に発信するのではなく、相手が理解しているのか、どういう反応をしているのかを確認しながら、情報を伝えていかなくてはなりません。
一方で、プレゼンを苦手とする人は、大勢の前で話をすることも苦手な場合が多く、自分の思いを伝えることだけで精一杯で、聴いている相手のことまで確認する余裕がないことも多いと思います。
今回、プレゼンする前の準備方法について、学び、万全に行うことで、余裕を持ってプレゼンに臨むことができます。まずは、事前準備をしていきましょう。
プレゼンの流れと準備
プレゼンの流れをつくる
基本的なプレゼンの流れをマスターしましょう。上級者になるまでは、下記のような基本的な流れで進めるとよいでしょう。この流れをきちんと理解して、プレゼンの準備を始めましょう。それぞれの時間配分を決めることも重要です。
①はじめの挨拶 最初の印象づけに非常に重要な部分です。
②自己紹介 相手の印象に残るようなフレーズやネタがあるとよいですね。
③本日のスケジュール 発表の全体像がわかるよう、発表の流れを説明します。
④序論、本論、結論 発表の本題です。
⑤終わりの挨拶 最後の印象よく、感謝の気持ちを込めて挨拶しましょう。
目的と相手のニーズを確認する
次に、プレゼンの目的と相手のニーズを確認しましょう。
「何のためのプレゼンなのか？」「誰に対してプレゼンを行うのか？」これをきちんと理解して準備を進めなければ、せっかく念入りに準備しても全く的の外れた内容のプレゼンになってしまいます。
序論、本論、結論の構成を考える
目的と相手のニーズが決まれば、序論、本論、結論の構成を考えましょう。
- 序論
序論は、本論に入るためにお客様を引きつけて「面白そうだ」とか「役に立ちそう」と思わせる必要があります。相手に身近で興味がありつつ、本論につながっていくテーマを選びましょう。インパクトがある話題や驚くべきデ最新データなどがあると、相手の心をつかめるでしょう。 - 本論
本論は、とにかくわかりやすいことが大切です。プレゼンの中で最も伝えたいことが盛り込まれる部分です。お客様にこのプレゼンで伝えたいことは何か、具体例をあげながら伝えましょう。実際に何がお客様にとってのメリットなのか、価値があるのか、どう役に立つのかを具体的にわかりやすく伝えることを心がけましょう。 - 結論
結論は、これまで話してきた内容のまとめです。プレゼン内容をいかに印象強く相手に残すかは、結論にかかっています。
これまでのプレゼン全体を振り返ります。「本日は、〇〇についてお話させていただきましたが、わかりにくい部分はなかったでしょうか？」などの言葉を使いながら、主要な項目について１つ１つ確認しましょう。
１時間以上のプレゼンともなれば、本日のテーマや重要な部分が抜けてしまう人もいます。最後に確認することで、相手にきちんと理解してもらい、その後の相手の反応や行動もよい方向に変化するでしょう。
- SDS法
結論を先に述べるため、伝えたいテーマを明確に打ち出すことができます。また、情報量が多い場合にも威力を発揮するパターンです。
最初に要約（Summary）で内容全体を要約し、詳細（Detail）でその詳細を述べ、再要約（Summary）で最初の要約とは別の言葉で内容全体を要約します。
- PREP法
理由や具体例を交えつつ、じっくりと話を進められます。相手に強く勧めたい情報がある場合や説得したい場合にオススメです。
まず要点（Point）でプレゼン内容のポイントや結論を述べた後、理由（Reason）でその理由を述べたうえで、具体例（Example）を出し、最後にもう一度、要点（Point）で結論を繰り返します。
- DESC法
自分の意見や要望を相手に伝えるときに役立ちます。伝えにくい情報の一つと言われる「要望」を伝えやすいパターンです。
描写（Describe）で客観的に現状を描写したあと、表現（Express）で現状に対する意見や問題提起を表現し、続く提案（Suggest）でExpressに対する解決方法の提案、結果（Consequence）でSuggestによってもたらされる結果について述べます。
- FABE法
商品の売り込みなどのセールストークや企画提案時に効果を発揮するパターンです。健康食品などのテレビCMやネット広告などでもよく用いられている方法です。
特徴（Feature）で機能や品質、仕様など事実に基づく情報を、優位性（Advantage）でFeatureの利点を、顧客便益（Benefit）でAdvantageによりどのような収益やメリットをもたらすか、証拠（Evidence）ではデータやレポートなどで具体的な証拠を示します。
- 時系列法
時間の流れに沿って話を進めていくパターンです。時間軸で情報を整理し、事実と所感に分けて話をすることができます。
「過去」→「現在」→「未来」という時系列の流れをつくり、説明します。過去と現在の話に説得力があることが大前提の方法となります。
このように、それぞれの構成パターンごとで効果が異なります。プレゼンの目的や聴き手側に応じて、どの構成パターンを用いるかを選びましょう。構成が決まれば、具体的な話の内容と資料作成について進めていくことができます。
まとめ
以上のように、プレゼンを上手に行うための準備方法についてまとめました。
プレゼンは「準備８割、本番２割」とも言われています。事前準備をしっかり行うことで、８割は成功したとも言えるのです。準備をしっかりと行っていれば、自信につながり、本番で落ち着いてプレゼンするためのベースができることになります。
プレゼンが待ち遠しくなるくらい、準備を万全に行って本番に臨みましょう！
